1. Шифр документа: состоит, как правило, из двух цифр - номера дела (или пачки) и номера отдельной рукописи в деле.
2. Заголовок описания: имя автора в унифицированной форме; все выявленные переводные тексты описаны под двумя авторскими именами: переводчик (член ВОЛСНХ - автор данной рукописи) и автор оригинала; если автор оригинала перевода не выявлен, текст описывается под именем переводчика с указанием: (пер.).
3. Заглавие: заглавие текста и/или первая строка стихотворения (как в рукописи, уточненное заглавие может быть дано в квадратных скобках).
4. Сведения об ответственности: имя автора/переводчика в той форме, в которой оно дано в рукописи.
5. Количественная характеристика (с указанием пустых л.).
6. Авторские пометы (ремарки), содержащие сведения о времени и месте создания текста.
7. Характер рукописи: автограф (беловой, черновой), писарская копия и т. п.
8. Заглавие оригинала (для переводных текстов).
9. Пометы о прохождении документов в ВОЛСНХ: как правило, на первом листе рукописи над текстом секретарем проставлялся входящий номер документа и дата прочтения в Обществе.
10. Дата прочтения в ВОЛСНХ: дата устанавливается по протоколам; в случае отсутствия этих сведений рукопись приблизительно датируется по косвенным данным.
11. Сведения о первой публикации.

При описании между данными областями используются разделительные знаки: точка после заголовка и косая черта перед сведениями об ответственности, остальные области описания разделяются знаком тире. Орфография рукописей при описании модернизируется в соответствии с нормами современного языка.